یکی از مشکلات عدیده ای که در محاسبه کارکرد پرسنل در سامانه حضور و غیاب رخ می دهد، وجود تردد ناقص در ورود و خروج برخی پرسنل در بعضی روزهاست.
چنانچه در نرم‌افزار حضور و غیاب در هر روز به ازاء هر ورود، یک خروج ثبت شود یا بعبارت دیگر تعداد ترددهای هر پرسنل در آن روز، زوج باشد، تردد در آن روز کامل است. اما اگر تعداد ورود و خروجهای ثبت شده در یک روز کاری برای هر یک از کارکنان، فرد باشد، تردد آن روز برای پرسنل مربوطه ناقص خواهد بود.
به طور کلی وجود تردد ناقص بعلت عدم ثبت یکی از ترددها و یا ثبت یک تردد اضافی در یک روز یا شیفت کاری است. برخی از پرسنل فراموش می کنند که ورود یا خروج خود را در دستگاه حضور و غیاب ثبت کنند. بعضی از کارکنان نیز هنگام ثبت تردد، به پیام دستگاه توجه نمی کنند و به خیال اینکه ترددشان ثبت شده است، وارد محل کار و یا خارج می شوند. در صورتیکه به هر علتی ممکن است ترددشان در آن لحظه بر روی دستگاه ثبت نشده باشد. بنابراین هنگام ثبت تردد، باید به تأیید صوتی یا نوشتاری ثبت تردد بر روی دستگاه حضور و غیاب توجه کرد.
بعضی از سیستمهای حضور و غیاب، ورود و خروج خارج از محدوده کاری (شیفت) تعریف شده را قبول نمی کنند و اگر هر یک از کارکنان در خارج از زمان شیفت کاری خود ثبت تردد نماید، تردد وی در سامانه ذخیره نشده و تردد آن روز ناقص خواهد بود.
یکی از علل دیگر تردد ناقص در یک روز کاری، ثبت تردد اضافی است. ممکن است شخص پس از ثبت ورود و خروج شک کند که تردد خود را ثبت کرده است یا نه! و پس از چند دقیقه مجددا یک تردد دیگر ثبت کند. در این صورت تعداد تردد او در آن روز کاری، فرد شده و تردد ناقص خواهد شد.
برای محاسبه کامل کارکرد پرسنل در یک ماه یا یک دوره زمانی، باید تمامی ترددهای ناقص در آن دوره زمانی اصلاح گردد. برای انجام اصلاحات لازم (ثبت تردد فراموش شده یا حذف تردد اضافی) تأیید مدیریت مربوطه اامی است.
درباره این سایت